Optimiser la gestion du temps dans la com’

solutions

C’est investir dans des pratiques qui allient technologie et réflexion stratégique. En intégrant ces solutions, les communicants peuvent non seulement gagner des heures précieuses, mais aussi améliorer la qualité de leur travail et leur impact. Ce changement est bénéfique non seulement pour leur productivité, mais aussi pour leur bien-être, en réduisant les pressions inutiles liées aux tâches chronophages.

Solutions digitales

1 - Interfacer les solutions entre elles, automatisation et diffusion

• Enjeux : Éviter les silos entre outils, les échanges et les tâches répétitives pour réduire les allers-retours
• Exemples : CMS qui pilote tout, Chatbot, modèles d’email automatisés, connexions ERP/ CRM via API, Zapier…
• Gains estimés : Jusqu’à 30% de temps gagné sur la gestion des contacts et des réponses, la ressaisie des contenus. 

2 - Programmer réseaux sociaux & newsletters

• Enjeux : Planifier et automatiser les publications pour libérer du temps stratégique
• Exemples : Réseaux sociaux (Hootsuite, Buffer…), Newsletters (Brevo, Mailchimp…)
• Gains estimés : 2 à 5 heures par semaine, selon la fréquence des publications

3 - Créer des contenus plus rapidement (templates, I.A.)

• Enjeux : Réduire le temps de création sans sacrifier la qualité
• Exemples : Canva, ChatGPT, Copy.ai…
• Gains estimés : Jusqu’à 50% de temps gagné sur la création de visuels ou de textes

4 - Bien organiser sa gestion de la communication

• Enjeux : Centraliser les fichiers pour éviter les pertes de temps à chercher des ressources
• Exemples : Google Drive structuré, DAM (Digital Asset Management)
• Gains estimés : 1 à 2 heures par semaine, grâce à une meilleure organisation

5 - Analyser les performances

• Enjeux : Comprendre ce qui fonctionne pour ajuster les efforts et éviter les actions inutiles
• Exemples : Google Analytics, HubSpot, Meta Business Suite
• Gains estimés : 1 à 3 heures par campagne, en rationalisant les actions futures

6 - Trier l’information reçue et prioriser l’exactitude sur la rapidité

• Enjeux : Gérer efficacement l’information pour ne pas se noyer dans le flux
• Exemples : Filtrages de mails (Selon leur source, type...), outils de veille (Feedly...), Google Alertes, agrégateurs, ChatGPT Tasks (beta)
• Gains estimés : Jusqu’à 30 minutes par jour grâce à des flux optimisés

Solutions traditionnelles

I - Se former

• Enjeux : Investir dans des compétences nouvelles pour optimiser les pratiques et apprendre à analyser la qualité des contenus reçus
• Exemples : Ateliers de communication, webinaires spécialisés
• Gains estimés : La réduction des erreurs et la capacité à produire des contenus plus vite peuvent représenter plusieurs heures par projet

II - Marketing différenciant

• Enjeux : Attirer directement la bonne audience pour réduire le besoin de convaincre ou de corriger des perceptions erronées
• Exemples : Positionnement précis, branding unique
• Gains estimés : 15 à 20% de temps gagné sur les campagnes grâce à des messages percutants

III - Externaliser

• Enjeux : Se concentrer sur les tâches stratégiques en confiant le reste à des experts
• Exemples : Avoir des CDC précis pour limiter les aller-retours et viser juste de suite
• Gains estimés : Jusqu’à 50% du temps sur certaines tâches (création graphique, rédaction, assistance technique...)

IV - Prioriser, simplifier et revenir aux fondamentaux de la communication

• Enjeux : Définir un message clair avec des canaux de communication adaptés, de façon régulière
• Exemples : une news = 1 cible, un contenu = 1 réseau, un même message = plusieurs fois
• Gains estimés : Réduction des malentendus, jusqu’à 30% de temps économisé dans les ajustements

V - Avoir une bonne organisation et des outils adaptés

• Enjeux : Planifier pour anticiper et travailler confortablement
• Exemples : Plan de com’, réunions structurées avec OJ clair, Trello, Notion, Monday, qualité du matériel informatique et téléphonique
• Gains estimés : 5 à 10 heures par projet grâce à une meilleure coordination et des équipements performants et fiables

VI - Savoir « prendre le temps »

• Enjeux : Réfléchir avant d’agir pour gagner en efficacité à moyen et long terme
• Exemples : Moments de brainstorming, échanges avec d’autres communicants, être à l’écoute du terrain, lire et stimuler son esprit critique
• Gains estimés : Une meilleure clarté stratégique peut réduire 20% du temps investi sur des actions inutiles